Kantoor Etiquette
Onze kantoren zijn gedeelde ruimtes waar iedereen optimaal moet kunnen werken. Deze richtlijnen helpen om dat mogelijk te maken.
Respectvol samenwerken
Signalen
- Koptelefoon op = niet storen — universeel focussignaal
- Deur dicht = meeting bezig — wacht tot de deur opengaat
- “Niet storen” bordjes — respecteer deze altijd
- Agenda status — check iemands agenda voordat je langsloopt
Geluid
- Telefoongesprekken — gebruik de belruimtes of ga naar de gang
- Videocalls — reserveer een vergaderruimte voor langere calls
- Muziek — altijd op koptelefoon, nooit op speakers
- Typen — wees bewust van mechanische toetsenborden in stille zones
Ruimtegebruik
Werkplekken
- Opruimen — ruim op na gebruik van gedeelde plekken
- Persoonlijke spullen — neem mee wat je nodig hebt, laat niks liggen
- Apparatuur — zet toetsenborden en muizen netjes terug
- Monitoren — reset naar standaardinstellingen
Vergaderruimtes
- Op tijd — begin en eindig op tijd, respecteer de volgende reservering
- Voorbereiding — kom 5 minuten eerder voor technische setup
- Opruimen — whiteboard schoon, tafels leeg, apparatuur gereset
- Annuleren — annuleer reserveringen die je niet gebruikt
Gedeelde ruimtes
- Keuken — was af wat je gebruikt
- Koffie/thee — maak een nieuwe pot als je de laatste pakt
- Lunchruimte — ruim op na gebruik
- Ontmoetingsplekken — houd het gespreksniveau redelijk
Keuken & catering
Gedeelde voorzieningen
- Koffieapparaat — reinig na gebruik, vul water bij
- Melk/suiker — let op houdbaarheidsdatum
- Koelkast — label je spullen, ruim regelmatig op
- Vaatwasser — draai een volle machine, ruim leeg als je kunt
Etensregels
- Lunch — vraag voordat je van iemands eten pakt
- Sterke geuren — eet pittige maaltijden in de keuken, niet aan je bureau
- Allergieën — let op collega’s met voedselallergieën
- Afval — sorteer correct
Techniek & apparatuur
Gedeelde apparatuur
- In-/uitchecken — meld gebruik van speciale apparatuur
- Defecten — rapporteer problemen direct
- Oplaadstations — deel laders, haal je apparaat eraf als het vol is
- Printers — vul papier bij, meld storingen
Persoonlijke apparaten
- WiFi — geen zware downloads tijdens piekuren
- Schermbeveiliging — werk niet aan vertrouwelijke content in open ruimtes
- Vergrendeling — vergrendel je scherm als je wegloopt
- Kabelbeheer — houd gedeelde bureaus netjes
Beveiliging & privacy
Toegangscontrole
- Pas gebruiken — altijd in- en uitbadgen
- Gasten — begeleid bezoekers, laat ze niet alleen rondlopen
- Deuren — sluit beveiligde deuren achter je
- Buiten werktijden — meld je aan als je laat werkt
Vertrouwelijke informatie
- Schermbeveiliging — pas op met gevoelige informatie in open ruimtes
- Documenten — geen vertrouwelijke papieren op gedeelde bureaus
- Gesprekken — gevoelige onderwerpen in een afgesloten ruimte
- Klantdata — extra voorzichtig in gedeelde ruimtes
Duurzaamheid
Energiebewust
- Verlichting — doe het licht uit als je de ruimte verlaat
- Monitoren — zet ze uit of in slaapstand
- Klimaatregeling — gebruik verstandig, overleg bij aanpassingen
- Apparatuur — schakel uit wat niet gebruikt wordt
Afvalreductie
- Printen — alleen als het echt moet
- Recycling — sorteer correct (plastic, papier, restafval)
- Herbruikbaar — gebruik herbruikbare bekers en borden
- Voedselverspilling — neem alleen wat je op kunt
Communicatie
Google Chat
- Patriek voor praktische zaken — kantoor, reserveringen, IT-vragen
- Town-Square — algemene teamcommunicatie
- Focustijd respecteren — geen dringende berichten tijdens diep werk
- Status bijwerken — zet je status op afwezig als je niet beschikbaar bent
Persoonlijk contact
- Onderbreken — vraag “is dit een goed moment?”
- Wandelvergaderingen — gebruik de buitenruimte
- Volume — pas aan aan de omgeving
- Lichaamstaal — let op signalen van concentratie
Bijzondere situaties
Klantbezoek
- Nette werkplek — extra aandacht als er klanten komen
- Geluidsniveau — extra stil tijdens klantgesprekken
- Vertrouwelijkheid — geen interne gesprekken waar klanten bij zijn
- Gastvrijheid — help mee met een goede indruk
Teamevenementen
- Meedoen — draag bij aan teamactiviteiten wanneer je kunt
- Opruimen — extra verantwoordelijkheid na evenementen
- Inclusief — zorg dat iedereen zich welkom voelt
- Optioneel — sociale evenementen zijn nooit verplicht
Drukke periodes
- Delen — extra flexibel met werkplekken
- Prioriteiten — zakelijk gebruik gaat voor
- Communicatie — extra duidelijk over planning
- Helpen — help elkaar waar mogelijk
Problemen oplossen
Kleine dingen
- Direct aanspreken — spreek elkaar aan op kleine irritaties
- Oplossingen — kom met voorstellen, niet alleen klachten
- Teambespreking — bespreek het in het team als het breder speelt
Escalatie
- Aanhoudende problemen — betrek Patriek
- Serieuze zaken — veiligheid, intimidatie, beveiligingsincidenten
- Apparatuur — IT-support direct contacteren
- Ruimteconflicten — overleg met Patriek